18 dicas para organizar o escritório
Talvez têm andado tão ocupados a decorar o resto da casa que até se esqueceram do escritório, ou pior, este tem servido de local de arrumação desarrumada, ou seja, neste momento está a servir de armazém e têm mantido a porta fechada para não ter de ver a confusão. Voltem a abrir essa porta e deitem mãos à obra – este é um espaço que só funciona quando bem organizado.
- A disposição do mobiliário irá depender da quantidade de tempo que vão ou não passar no escritório de casa, ou seja, é importante decidirem se precisam de duas mesas e duas cadeiras (uma para cada!) ou se um posto de trabalho é mais do que suficiente, podendo assim dedicar o restante espaço a um recanto de leitura ou colocar um sofá cama que dará sempre jeito porque não têm quarto de hóspedes, por exemplo.
- Enquanto depósito de todo o tipo de papéis, é essencial que o escritório tenha algumas gavetas e armários fechados para poderem guardar o que utilizam menos e diminuir o “ruído visual”.
- Separem os papéis profissionais dos pessoais, ou seja, tentem não agrupar os relatórios do escritório com a tese de mestrado, as contas da água e as subscrições das vossas revistas mensais. Na hora de procurar algo importante, a tarefa complica-se.
- Criem um sistema de arquivo que funcione para ambos: podem ter, por exemplo, uma pasta com várias divisórias para colocar todas as contas da casa, do carro e afins. No final de cada ano, podem esvaziar essa pasta, reunir os papéis que necessitam para o IRS e arquivar o restante em dossiers próprios – um para as contas da água, outro com os documentos do banco e por aí fora. Assim, terão o historial de cada situação junta e organizada por anos.
- Se não têm por hábito arquivar cada folha de papel à medida que a recebem, podem colocar um cesto na secretária onde vão juntando todos os documentos que precisam de ser arquivados e fazer isso uma vez por mês, por exemplo.
- Se partilharem o mesmo computador, também este deve ter um sistema de organização que seja prático para ambos. Podem, por exemplo, criar um “ambiente de trabalho” distinto, estando a organização da respectiva informação a cargo de cada um.
- Etiquetas, feitas no computador ou à mão, e coladas nas vossas caixas de arrumação e dossiers são uma ferramenta preciosa na hora de guardar e de procurar alguma coisa específica.
- Para manterem as gavetas da secretária sempre imaculadas, porque não equipá-las com divisórias adequadas – tabuleiros próprios ou caixas de chocolates vazias – para manter tudo no sítio certo?
- Numa estante ou em prateleiras fixas às paredes, reúnam todos os vossos livros e organizem-nos por temas ou cores.
- Utilizem a vossa imaginação para organizarem todos os pequenos objectos que compõem um escritório – canetas, marcadores, pins, agrafadores, agrafos, clips, post-its, blocos de notas, CDs – recorrendo a cestos, bolsas, caixas, latas e frascos de vidro. Algumas coisas poderão ter de comprar, outras podem até já ter em casa, à espera de serem utilizadas. Assim, tudo terá o seu sítio certo.
- Os fios dos computadores, telefones, televisão, aparelhagem ou qualquer outro gadget que possam ter no escritório podem ser incómodos e inestéticos, por isso, nada como recorrer ao Cable Box ou a um passa-cabos para esconder esses metros de cabos que ninguém gosta de ver.
- Um quadro magnético ou de cortiça é uma boa solução para manter visíveis notas e documentos que precisam de tratar, sem ocupar espaço na secretária, nem criar pilhas de papéis.
- Guardem, junto à secretária, aquelas coisas que utilizam com maior frequência, armazenando o resto numa estante ou armário. Por exemplo, a impressora, telefone ou fax devem estar próximo do posto de trabalho, ao invés da vossa colecção de revistas ou a pasta do IRS de há dois anos.
- Um carrinho, de preferência com rodas, e que possa ser encaixado debaixo da própria secretária, pode ser uma excelente mesa de apoio para quando estão a trabalhar, servindo simultaneamente de local de armazenamento.
- Uma ou duas vezes por ano devem fazer uma limpeza geral ao escritório, eliminando papéis, revistas e jornais velhos; criando espaço para o que estará para vir. Como? Quando já acumularam muitos dossiers e pastas, invistam numa caixa de plástico de armazenamento onde possam colocar essas coisas antigas e guarde-a num armário da casa ou até na garagem.
- Se são aquele tipo de pessoa que abomina ter de lidar com papéis, muito menos acumulá-los, podem sempre digitalizar todos os vossos documentos/contas e guardá-los em ficheiros informáticos. Não se esqueçam de fazer periodicamente cópias de segurança num disco externo ou em CDs. Quanto ao papel, podem sempre passá-lo num triturador para garantir a vossa privacidade e, claro, reciclar tudo no final.
- Se o escritório for pequeno, aprendam a rentabilizar todo o espaço disponível, para assegurar uma divisão minimamente ordenada.
- Procurem deixar o escritório sempre da mesma forma que o encontraram – de preferência organizado – e não caiam na tentação de o utilizar como repositório de tudo e mais alguma coisa.
Fonte: http://anossavida.pt/artigos/18-dicas-para-organizar-escritorio
Dicas para organizar a mesa do seu escritório
Segundo o Feng Shui, arrumar a mesa do jeito certo faz as energias fluírem e o astral do escritório ficar lá em cima.
1. Tente sentar de frente para a porta de entrada: a movimentação atrapalha a concentração, mas é sempre bom observar quem chega e sai.
2. Papéis, arquivos, livros e xícaras não deixam a energia fluir direto. Marque um dia por semana para fazer uma faxina na mesa, limpar as teclas do computador e esvaziar as gavetas.
3. Para conseguir reconhecimento e aumento de salário, coloque no canto esquerdo de sua escrivaninha algo vermelho ou um cristal.
4. Um vaso de planta do lado direito da mesa ajuda a ter saúde sempre em dia.
5. Objetos pontudos liberam energia negativa. Esconda tesouras e estiletes.6. Ponha um copo com água sobre a mesa para absorver as ondas ruins. No final do dia, jogue numa planta que esteja na terra ou na pia.
7. Se os móveis forem frágeis, tenha algum objeto sólido e pesado na sua mesa. Pode ser um peso de papel ou uma estatueta.
8. Deixe por perto coisas que tragam boas lembranças.
9. Use moldura negra, vermelha ou dourada em quadros ou fotos.
10. Não empurre as tarefas para depois. O trabalho atrasado não permite que as energias se renovem.
Fonte: http://fengfshui.com/FengShui-blog/dicas-para-organizar-a-mesa-do-seu-escritorio/
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