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Quando se está trabalhando em casa a exigência de papéis e documentos é tão freqüente quanto quando estamos em uma empresa convencional. Nessas circunstâncias as pessoas mais organizadas levam vantagens sobre as demais, visto que mantém a disciplina do arquivamento e registro dos documentos, não permitindo que o conforto do lar relaxe a rotina administrativa e organizacional.
Nem todos os papéis e documentos precisam ser destinados a um arquivamento minucioso. Por isso, antes de reordená-los é importante deixar à mão os de uso mais constante. Por outro lado, manter itens raramente usados entre os de utilização rotineira, pode dificultar a busca de qualquer um deles em vez de facilitar.Separando os Assuntos
Quando estamos trabalhando em casa muitas vezes misturamos os documentos particulares com os da empresa. Este é um erro grave porém comum e que deve ser corrigido, exigindo constante policiamento. Separe as coisas. Monte seções de arquivo para cada assunto: O que é da casa para um lado e o que é da empresa para outro, cuidando para separar também o tempo para cuidar de cada um.
Arquivos de Casa
Lar – A pasta ou caixa com esse título deve conter informações sobre todos os membros da família, bem como um inventário completo com todos os itens da residência e seus respectivos valores.
As descrições devem conter os nomes das peças e registro de seu modelo, fabricante e número de série.
Saúde – Essa divisão é destinada a todos os exames e receitas médicas de cada familiar, incluindo especialmente as mais recentes.
Finanças Pessoais – Trata-se de um local específico para armazenar os documentos referentes a contas bancárias, investimentos, seguros, testamentos atualizados (de acordo com o estado civil, novos beneficiários etc.), planos de pensão e comprovantes de pagamento de contas.
Crie um envelope ou divisão para cada conta a pagar. No exterior de cada um, anote as datas em que quer efetuar os pagamentos e não o dia em que as contas vencem. Depois ordene os envelopes de forma cronológica no arquivo ou pasta entitulada “Contas a Pagar”.
Caso também tenha pagamentos a receber, crie outra pasta, na qual podem ser inseridos seus recibos até que você receba o comprovante de depósito efetuado.
Viagens – A esta pasta podem ser destinados os documentos que geralmente são utilizados em viagens internas ou ao exterior.
Entre eles estão as anotações referentes a situações de emergência, ou seja, números de telefones a serem contatados, endereço residencial e tipo e fator sangüíneos.
Além disso, há ainda os comprovantes de vínculo no país de origem e cartão do seguro-saúde válido para a região de destino.
Quanto tempo guardar cada documento
- Licenciamentos e recibos de seguro obrigatório do automóvel:
Pelo menos 1 ano.
- Multas e contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito:
Podem ser requeridos pelas prestadoras de serviço até dois anos após serem pagos.
- Recibos de aluguel e contas de água:
O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.
- IPTU e Imposto de Renda:
O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.
- Taxa condominial:
O pagamento da pode ser contestado em até 20 anos.
- Comprovantes de pagamento de contas em geral:
Devem ser guardados por um tempo que varia entre 12 meses e 20 anos, para evitar contestações jurídicas.
Organização digital
Além de arquivar em pastas ou caixas, os documentos em papel também podem ser armazenados no formato digital.
A maneira mais simples de executar esse procedimento é submetê-los a um scanner.
Alguns modelos desse aparelho são capazes de processar materiais encadernados, documentos frágeis, danificados ou muito pequenos.
Documentos já digitalizados podem ser organizados por meio de programas especificamente voltados a esse fim.DICA
Os documentos e papéis arquivados, e conseqüentemente de uso menos constante, ficam mais bem protegidos quando guardados em caixas à prova de fogo. Também podem ser utilizados modelos que requeiram chaves ou códigos para serem abertos.

Fonte: http://www.moveisparaoseuescritorio.com.br/como-organizar-seus-documentos